Письменные обращения и бумажные копии электронных обращений не позднее чем в следующий за днем регистрации рабочий день передаются уполномоченными лицами руководству учреждения.
Поручения руководства учреждения по рассмотрению обращений излагаются в форме резолюций. Резолюция, как правило, оформляется на отдельном листе и прилагается к обращению. Резолюции присваивается регистрационный номер обращения с указанием даты ее подписания.
Проекты резолюций руководства учреждения подготавливаются уполномоченными лицами.
Решение о направлении обращений, содержащих информацию о готовящемся, совершаемом или совершенном преступлении либо ином правонарушении, в соответствующие правоохранительные или другие государственные органы принимает руководство учреждения. Данное решение оформляется в форме резолюции.
По письменному, электронному обращению руководством учреждения принимается одно из следующих решений:
о рассмотрении обращения по существу в учреждении;
о направлении обращения на рассмотрение в государственные органы, организации в соответствии с их компетенцией;
об оставлении обращения без рассмотрения по существу;
о прекращении рассмотрения обращения по существу в случае отзыва заявителем обращения;
о принятии обращения к сведению.
Письменные обращения, в которых обжалуются судебные постановления, не позднее пяти рабочих дней возвращаются уполномоченными лицами заявителям с разъяснением им порядка обжалования судебных постановлений.
Направление в государственные органы, организации письменных, электронных обращений с сопроводительными письмами, уведомлений заявителям осуществляется уполномоченными лицами на их почтовые адреса, адреса электронной почты, а в случае отсутствия сведений об электронных адресах бумажные копии электронных обращений, сопроводительные письма к ним направляются простым почтовым отправлением.
Резолюции руководства учреждения должны содержать четкие и конкретные указания исполнителю (исполнителям) о порядке рассмотрения обращения, направлении или подготовке ответа заявителю.
В случаях, когда резолюцией руководства учреждения определено несколько исполнителей, лицом, ответственным за направление ответа либо подготовку заявителю ответа по существу, является первый исполнитель, если в резолюции не указано иное.
Рассмотрение по существу письменных, электронных обращений, направленных в государственные органы, организации в соответствии с их компетенцией, может быть поставлено на контроль в учреждении по решению руководства учреждения.
Все письменные обращения и бумажные копии электронных обращений после рассмотрения руководством учреждения незамедлительно возвращаются уполномоченным лицам.
Письменные обращения в оригинале (копии), электронные обращения или их бумажные копии с резолюциями руководства учреждения направляются в государственные органы, организации уполномоченными лицами.
Копии таких обращений остаются в учреждении. Уведомление заявителю о направлении обращения на рассмотрение в иной государственный орган, организацию направляется уполномоченными лицами, как правило, в виде письма.
Решение об оставлении обращений без рассмотрения по существу принимается руководством учреждения на основании заключений, подготовленных должностными лицами учреждения в соответствии с их компетенцией и при необходимости завизированных должностным лицом учреждения, осуществляющим правовое обеспечение деятельности учреждения.
Уведомление заявителя об оставлении обращения без рассмотрения по существу подписывается должностным лицом, принявшим соответствующее решение, или уполномоченным им должностным лицом.
В случае получения письменного заявления об отзыве заявителем обращения решение о прекращении рассмотрения обращения принимается руководством учреждения.
Уполномоченными лицами заявителю возвращаются оригиналы документов, приложенных к обращению.
Решение о том, что анонимное обращение не подлежит рассмотрению, принимается руководством учреждения.
Руководством учреждения по результатам проверки сведений, содержащихся в жалобе заявителя, который не удовлетворен результатами рассмотрения его обращения подчиненными (подотчетными) организациями, при наличии оснований для положительного решения изложенных в обращении вопросов выдается обязательное для исполнения предписание о надлежащем решении этих вопросов (далее — предписание).
Предписание, выдаваемое руководством учреждения, уведомление заявителю о его направлении подготавливаются должностным лицом, которому поручено рассмотрение жалобы. Предписанию присваивается регистрационный номер жалобы.
Государственные органы, организации, рассматривающие обращения, поставленные на контроль в учреждении, исполняющие предписания, в течение трех рабочих дней со дня рассмотрения обращения (исполнения предписания) направляют в учреждение информацию о результатах рассмотрения обращения (предписания) с отметкой об исполнителе. К информации прилагается копия ответа (информации) заявителю.
Обращения рассматриваются в сроки, установленные статьей 17 Закона от 18.07.2011 № 303-З «Об обращениях граждан и юридических лиц» (далее – Закон)
Письменные уведомления направляются заявителям в сроки, установленные в статьях 10,15 и 17 Закона.
Контрольный срок рассмотрения обращения -30 дней.
Руководством райисполкома может быть определен иной и контрольный срок рассмотрения обращения.
В случаях, предусмотренных частью второй пункта 3 статьи 17 Закона, решение о продлении срока рассмотрения обращения принимается руководством учреждения на основании письменного ходатайства исполнителя, представленного за три рабочих дня до истечения одного месяца со дня, следующего за днем поступления обращения.
К письменному ходатайству прилагаются проекты уведомления заявителю, сообщения государственным органам, организациям, у которых обращение находится на контроле, о причинах превышения месячного срока и сроках совершения определенных действий (выполнение работ, оказание услуг) или сроках рассмотрения обращения по существу.
Коллективные обращения тридцати и более заявителей по вопросам, входящим в компетенцию учреждения, рассматриваются с выездом на место, если иное не вытекает из этих обращений. Выезд на место оформляется актом (протоколом).
При рассмотрении повторного обращения исполнители обязаны установить его причины и в случае, если они вызваны нарушением установленного порядка рассмотрения предыдущего обращения, принять необходимые меры по восстановлению нарушенных прав, свобод и (или) законных интересов заявителя, внести предложения о привлечении виновных лиц к ответственности.
Повторные обращения, в том числе внесенные в книгу замечаний и предложений учреждения, признаются необоснованными, решения о прекращении с заявителем переписки и оставлении обращения без рассмотрения по существу принимаются руководством учреждения на основании заключений, подготовленных (подписанных) должностным лицом, ответственным за рассмотрение предыдущего обращения, завизированных должностным лицом учреждения, осуществляющим правовое обеспечение деятельности учреждения.
К заключению прилагается проект уведомления заявителю.
В случае если повторное обращение поступило в учреждение из государственного органа, организации и поставлено им на контроль, должностным лицом, ответственным за рассмотрение предыдущего обращения, подготавливается проект сообщения о том, что с заявителем прекращена переписка, с изложением сути ответа (уведомления) на предыдущее обращение по существу.
По каждому случаю нарушения порядка рассмотрения обращений направляется руководителю учреждения представление о привлечении в установленном порядке к дисциплинарной ответственности должностных лиц и их работников, виновных в нарушениях, либо в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь, принимается решение о привлечении к дисциплинарной ответственности руководителей организаций.
Проект представления подготавливается должностным лицом, рассматривающим обращение.
Письменные ответы (уведомления) заявителям на обращения, рассматриваемые учреждением, визируются ответственным исполнителем (исполнителями) согласно резолюциям руководства учреждения и подписываются руководством учреждения.
Ответы в государственные органы, организации по поставленным на контроль обращениям, в том числе поступившим в учреждение с предписаниями, визируются ответственным исполнителем (исполнителями) согласно резолюциям руководства учреждения и подписываются руководством учреждения.
В ответах, направленных в государственные органы, организации, по находящимся на контроле обращениям и предписаниям указываются сведения о направленном ответе (уведомлении) заявителю о результатах рассмотрения обращения, отметка об исполнителе.
Датой ответа заявителю является дата его подписания.
Подписывается, как правило, три экземпляра ответа.
Обращения и документы, связанные с их рассмотрением, возвращаются уполномоченным лицам.
Ответу (уведомлению) на обращение, в том числе на замечание и (или) предложение, внесенное в книгу замечаний и предложений учреждения, присваивается регистрационный индекс обращения (замечания и (или) предложения, внесенных в книгу замечаний и предложения управления).
Письменные ответы (уведомления) на письменные, электронные обращения, подписанные руководством учреждения, направляются заявителям уполномоченным должностным лицом учреждения по реестру отправки корреспонденции простым почтовым отправлением или инженером программистом учреждения в электронном виде на адрес электронной почты заявителя в день подписания либо в первый следующий за ним рабочий день.
Контроль за соблюдением установленных сроков выполнения решений, принятых по результатам рассмотрения обращений, предписаний, осуществляется уполномоченными лицами.
Ответственность за выполнение решений, принятых по результатам рассмотрения обращений, возлагается на должностных лиц учреждения, являющихся исполнителями по обращению, и на рруководство учреждения. Контроль за рассмотрением обращений завершается, если все поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и заявителям даны ответы в письменной, устной или электронной форме, а также направлены уведомления в порядке, установленном в статьях 10, 15 и 21 Закона.
Решения о снятии с контроля обращений, поступивших в учреждение, принимаются руководством учреждения.
По результатам рассмотрения обращений, поставленных в учреждении на контроль на основании поручений государственных органов (должностных лиц), предписаний направляются информации в данные органы (данным должностным лицам) в установленные ими сроки, при отсутствии установленного срока – в сроки, установленные руководством учреждения.
Ход рассмотрения обращений заявителей (информация о направленных запросах, полученных документах и (или) сведениях, отзыве заявителями своих обращений, уведомление заявителей о причинах превышения установленных законодательством сроков рассмотрения обращений, рассмотрении коллективных обращений с выездом на место), изменение сроков рассмотрения обращений, результат их рассмотрения (рассмотрение обращения по существу, оставление письменных, устных и электронных обращений без рассмотрения по существу, направление обращений для рассмотрения государственным органам, организациям в соответствии с их компетенцией, прекращение переписки), а также отметка о выдаче предписания и его исполнении должны быть точно и своевременно отражены в соответствующей регистрационно-контрольной форме уполномоченными лицами.
Сведения о ходе и результатах рассмотрения замечаний и (или) предложений, внесенных в книгу замечаний и предложений учреждения, должны своевременно вноситься в указанную книгу должностным лицом, ответственным за ее ведение.
На каждом обращении после окончательного рассмотрения поставленных в нем вопросов проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело, указывается дата, личная подпись должностного лица, принявшего данное решение.
В случае отзыва заявителем своего обращения отметка об исполнении и направлении его в дело проставляется на его заявлении об отзыве своего обращения, поданном в письменной или электронной форме.
После рассмотрения вопросов, изложенных гражданином в книге замечаний и предложений учреждения, на копии ответа (уведомления) заявителю, остающейся в делопроизводстве управления, проставляется отметка об исполнении и направлении ее в дело.
